Uma reunião de trabalho é um momento extremamente importante para o surgimento de ideais, engajamento entre a equipe e criação de projetos que podem ser desenvolvidos por uma determinada empresa.
Sejam aquelas periódicas ou as reuniões convocadas para brainstorm, esses encontros são sempre considerados possibilidades enriquecedoras.
Mas, apesar desses aspectos positivos, uma reunião pode ser extremamente maçante e se estender por horas consecutivas, transformando aqueles momentos que deveriam ser de trocas e aprendizagem em desgaste.
Pensando nessas situações incômodas bastante comuns no universo corporativo, reunimos algumas dicas úteis de como deixar uma reunião mais fluída e otimizada.
Continue a leitura!
Primeiro passo para otimizar uma reunião: defina o seu objetivo
Uma reunião pode demorar mais horas do que deveria por não ter um objetivo definido antes de ser realizada.
O líder ou equipe que vai organizar aquele encontro precisa se questionar sobre quais serão os pontos discutidos, qual é o objetivo principal e quais serão os pontos mencionados, mas que não serão aprofundados.
Fazer essa reflexão pode ajudar a tornar as reuniões mais otimizadas e possibilitar que os objetivos também sejam alcançados, já que é comum que muitas reuniões comecem e os pontos pelos quais elas foram convocadas sequer sejam mencionados.
É interessante também se questionar se uma reunião presencial é de fato necessária, já que atualmente existem diversos canais de comunicação que podem ser úteis para resolver questões rapidamente.
A frase “essa reunião poderia ser um e-mail” só foi compartilhada tantas vezes nas redes sociais porque resume este ponto: existem demandas que um e-mail consegue resolver tranquilamente.
Estabeleça um roteiro para a reunião
A segunda etapa é avaliar quais serão as pautas que precisam ser discutidas na reunião e criar uma lista com elas.
Depois, defina a prioridade de cada uma delas, para caso exista algum motivo que faça a reunião terminar antes, os pontos relevantes já tenham sido abordados.
Ao elencar as prioridades também é possível observar o período que cada um dos assuntos irá demandar, conforme o número de funcionários envolvidos nos processos.
Essa estimativa também é interessante para prever uma duração final da reunião.
Quando a reunião estiver acontecendo, escolha alguém para conduzir a conversa
Na maior parte das reuniões, como participam um grupo de pessoas, pode acontecer de várias delas sentirem a necessidade de colocar as suas opiniões ao mesmo tempo, e isso pode gerar certa confusão.
É por esse motivo que alguém deve ser o responsável por organizar as falas e garantir que todos sejam ouvidos.
Convide somente os funcionários envolvidos nas pautas da reunião
É claro que todos os profissionais são relevantes em uma empresa, contudo, nem todos precisam estar presentes em cada reunião.
Quando alguém não tem envolvimento direto com o assunto, talvez não consiga agregar valor à conversa.
Por isso, você deve selecionar com critério a equipe que vai participar da reunião. Chame apenas aqueles que têm conhecimento e relação direta com o tema tratado.
Seja direto
Quando a reunião já estiver acontecendo, é essencial seguir o roteiro e fazer observações curtas que não ocupem muito tempo da conversa e que sejam convincentes sobre o assunto.
Ao se estender muito em determinados comentários, essa atitude pode tirar a oportunidade de os colegas darem sua opinião.
Uma dica interessante para garantir a participação de todos é reservar cinco minutos de cada tema para perguntas gerais. Desse modo, é possível finalizar cada assunto e não deixar questionamentos para trás.
Priorize também realizar as reuniões logo pela manhã, já que neste horário as pessoas estão com mais disposição para participar ativamente da conversa.
Realize reuniões em um espaço adequado
Para evitar distrações e possibilitar que a reunião seja produtiva, o encontro precisa ser realizado em um ambiente apropriado.
Se você é um empreendedor ou atua em uma pequena empresa que não possui uma sala de reuniões bem equipada, uma possibilidade é fazer a locação de uma sala de reuniões.
Nós, da BQ Escritórios e Coworking, disponibilizamos ambientes confortáveis e com todas as facilidades técnicas para tornar as suas reuniões mais produtivas e flexíveis!
Acesse o nosso site para conhecer melhor essa solução.
