Os eventos corporativos são ocasiões de muito aprendizado, integração e possibilidades de networking incríveis para os envolvidos.
Seja um evento interno de uma empresa, um encontro de empreendedorismo ou de várias empresas de um mesmo ramo, todas elas são oportunidades interessantes.
Mas o sucesso de um evento corporativo depende de alguns fatores e um deles é o local escolhido. Neste conteúdo vamos explorar as maneiras de definir o melhor local para o próximo evento corporativo.
1 - Capacidade do local
Uma das dicas mais importantes para escolher o local do seu evento corporativo é saber exatamente quantos serão os participantes.
Essa informação é crucial porque o local tem que ter capacidade para acomodar todas as pessoas sem que ninguém fique apertado, desconfortável ou sem visão do palco. Além disso, a capacidade do local também influencia no orçamento, na logística e na segurança do evento.
Para saber a capacidade do local é preciso considerar o tipo de evento que será realizado. Caso o seu evento seja uma palestra, é preciso de um espaço com cadeiras e mesas dispostas em fileiras, com um corredor central e laterais para facilitar a circulação.
Outra dica para escolher o local com a capacidade adequada é fazer uma estimativa realista do número de participantes, baseada em confirmações de presença.
O ideal é que o local tenha uma capacidade um pouco maior do que o número esperado de participantes, para garantir o conforto e a qualidade do evento.
2 - Acessibilidade
Outro ponto para escolher um local de evento é a acessibilidade do local. O espaço escolhido para o evento deve dispor de boas condições de acesso e espaço para circulação.
Para perceber se um local é acessível, ele precisa ter rampas de acesso, elevadores, corrimãos, pisos táteis, banheiros amplos e adaptados e vagas reservadas.
3 - Localização do espaço
Ao organizar um evento corporativo, é necessário compreender que os participantes podem vir de diferentes locais e, justamente por isso, o espaço escolhido precisa estar bem localizado.
Essa localização privilegiada envolve um endereço próximo a terminais de ônibus, metrô e vias rápidas, pois isso facilita muito o acesso ao evento.
4 - Infraestrutura
A estrutura do espaço é outro fator que deve ser levado em conta na hora de escolher o local do evento corporativo: ela interfere na interatividade do evento.
Por esse motivo, é necessário escolher um local que tenha uma estrutura adequada às necessidades do evento.
Uma das características da estrutura do espaço é o acesso à internet. A internet é essencial para a realização de eventos corporativos, ao permitir a transmissão ao vivo, a participação remota, a interação nas redes sociais, o envio de materiais, entre outras possibilidades.
A presença de telas para exibição é outro fator relevante para a apresentação de conteúdos que irão enriquecer o evento. O tamanho das telas, a resolução e o funcionamento delas deve ser testado antes do evento.
Por fim, a presença de recepção também é imprescindível, pois esse será o primeiro contato dos participantes com o evento. A recepção também é o lugar para orientar os participantes quanto ao local específico do evento e o cadastramento, caso exista.
5 - Verifique o histórico de eventos já realizados no local
Antes de optar por um local, pesquise o máximo que puder sobre outros eventos que já aconteceram naquele espaço.
Essa é uma maneira de avaliar se a experiência de outros participantes ou organizadores foi positiva.
Buscar avaliações de clientes no Google e fotos nas redes sociais, dos eventos passados, é uma boa alternativa nessa etapa.
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