02 de Julho 2021

Indicadores de produtividade: 10 tipos e dicas para implementá-los

Os indicadores de produtividade estão entre os melhores amigos dos gestores quando o assunto é acompanhar resultados, definir metas ou tomar decisões. Também são indispensáveis para conhecer o potencial produtivo de cada departamento e medir quanto tempo é investido na execução de cada tarefa.

Se você está sentindo a necessidade de conhecer melhor os números da sua empresa e já entendeu que esse conhecimento é importante para o planejamento estratégico e o sucesso dos negócios, chegou a hora de conhecer os 10 principais indicadores de produtividade e algumas dicas de como implementá-los!

O que são indicadores de produtividade?

Um indicador de produtividade é uma medida usada para compreender a relação entre os esforços/ recursos e os resultados. De maneira mais detalhada, é a comparação entre o que foi investido, como o tempo e dinheiro, e o que foi obtido, como o lucro, um número de contratos ou o cumprimento de tarefas, por exemplo.

O objetivo das empresas é gerar cada vez mais resultados com menos recursos ou esforços. Por isso, cabe aos gestores definirem quais são as métricas fundamentais para que eles tenham condições de traçar metas e tomar decisões em favor do desenvolvimento saudável dos negócios.

10 Indicadores de produtividade

Antes de adotar indicadores de produtividade na sua empresa, é preciso conhecer todos os processos e departamentos. Dessa forma, será possível determinar indicadores gerais e métricas segmentadas considerando cada sistema sem perder de vista os objetivos da organização. Por isso, é importante introduzir diferentes critérios conforme a estratégia de negócios. Confira agora os 10 tipos de indicadores de produtividade mais utilizados atualmente!

1. Indicadores de produção por período ou capacidade

Um indicador de produtividade clássico, a capacidade de produção por período, como o próprio nome já diz, serve para saber quanto uma empresa é capaz de produzir em um determinado espaço de tempo, que pode ser um uma hora, um dia, uma semana ou mais.

Com ele, os gestores conseguem saber a média de tempo de cada processo e podem traçar estratégias respeitando o limite de produção de cada equipe ou mesmo de um colaborador específico.

Esse indicador pode ser implementado em diversos tipos de empresas, seja para mensurar os resultados de sistemas de manufatura até a capacidade de entrega de uma equipe em um escritório. Essa produção pode ser verificada de várias formas, como o número de tarefas concluídas, as horas trabalhadas, projetos iniciados, contratos fechados, entre outros fatores.

2. Indicadores de tempo ocioso

Conhecer os índices de tempo ocioso é uma forma eficaz de complementar a medição de produtividade de uma empresa. Para implementar esses indicadores, é necessário realizar uma pesquisa interna e compreender o contexto atual das equipes. Afinal, o conceito de tempo ocioso pode variar conforme o tipo de negócio e a função de cada colaborador.
Já existem softwares de gestão de processos capazes de apurar o tempo que cada colaborador precisa para executar uma atividade e quantas tarefas ele consegue realizar.

Com esses dados em mãos, os gestores terão condições de avaliar quem leva mais ou menos tempo em uma atividade e se uma possível lentidão é consequência da ociosidade ou de alguma dificuldade do profissional. Além disso, se o objetivo for aumentar a produtividade, pode ser uma maneira de descobrir se é o caso de contratar mais pessoas ou apenas uma questão de melhorar o engajamento da equipe.

3. Indicadores de entregas no prazo

Esse talvez seja o índice mais acessível aos gestores e colaboradores. Os indicadores de entrega no prazo podem ser medidos pelos compromissos internos, como as tarefas entre os profissionais de cada departamento, e também pelo comprometimento com os clientes.

Se os colaboradores estão entregando atividades fora do prazo com frequência, é preciso verificar os índices de tempo ocioso e produtividade para identificar os motivos e buscar soluções para os atrasos. Pode ser o momento de planejar um treinamento, encontrar novas ferramentas para otimizar o trabalho e até mesmo optar por uma contratação.

4. Indicadores de tempo de resposta

Semelhante ao indicador de prazo de entrega, as métricas sobre tempo de resposta podem ser monitoradas diretamente pelos gestores e colaboradores de cada setor. A primeira resposta que a sua empresa emite para o cliente é importantíssima, pois é a partir dela que ele fica sabendo que o seu time está ciente da sua solicitação e começou a trabalhar para solucioná-la.

Vale lembrar que é preciso considerar os índices de tempo de resposta para os clientes e parceiros, sem deixar de mensurar a demora ou agilidade das respostas internas. Manter esses relatórios atualizados faz toda diferença no acompanhamento das equipes, na elaboração de feedbacks e no alcance das metas.

5. Indicadores de qualidade

Além de medir a produtividade, o tempo ocioso e os índices sobre entrega no prazo, é fundamental avaliar a qualidade do produto ou serviço que a sua empresa entrega. Os indicadores de qualidade servem exatamente para verificar se o resultado pré-estabelecido pela organização está chegando até os clientes.

Essas métricas são importantes para entender se os serviços estão sendo realizados conforme os padrões da empresa e as exigências dos contratantes. Se todos os procedimentos estão sendo cumpridos ou existem inconformidades.

Com indicadores de qualidade confiáveis, a empresa pode reagir rapidamente em casos críticos e direcionar melhor seus resultados para satisfazer e até superar as expectativas dos clientes.

6. Indicadores estratégicos

Se uma empresa tem metas e objetivos, seus diretores, gestores e até as equipes precisam ter acesso aos indicadores estratégicos. Esses são os índices que apontam se os objetivos traçados estão sendo alcançados, se o planejamento está no caminho certo ou se é a hora de pensar em novas ações.

Se esses dados não corresponderem à média estabelecida, será necessário adaptar o plano estratégico da organização alterando algumas práticas para reverter o resultado.

Por exemplo, se uma empresa tem a meta de atender 600 clientes em um ano, os diretores já sabem que devem chegar aos 300 clientes, no mínimo, no meio do período. Se em julho os atendimentos estão em 350, no mês seguinte, mesmo com a venda um pouco menor, os indicadores ainda correspondem com as expectativas. Do contrário, seria aconselhável mudar a estratégia para alcançar o objetivo.

7. Indicadores de lucratividade

Esse é o índice que permite analisar o lucro líquido da empresa e descobrir se é vantajoso dar continuidade aos planos em vigor. Indicadores de lucratividade são fundamentais para medir a produtividade da empresa. Por meio deles podemos verificar se a receita que está sendo gerada é satisfatória para cobrir todos os custos.

Resultados positivos nem sempre são suficientes, é preciso garantir que uma porcentagem definida de dinheiro vai sobrar para que a empresa cresça e tenha sucesso. Veja a seguir a fórmula para calcular a lucratividade:

(lucro líquido ÷ receita total) × 100 = % de lucratividade

Caso o resultado seja um percentual negativo, pode ser um sinal de que existe algum gargalo prejudicando a produtividade. Essa é a hora de conferir todas as métricas para encontrar essa dificuldade e buscar a solução.

8. Indicadores de competitividade

Empresas com maior participação no mercado costumam ter mais poder de negociação e credibilidade para fechar parcerias, entre outras vantagens competitivas. Quer saber qual é a representatividade de uma empresa em relação aos seus concorrentes? Recorra aos indicadores de competitividade!

Para mensurá-los, utilize o conceito de Market Share, que representa não somente o valor de mercado, mas também a porção de um público que opta pela marca e o volume de vendas, entre outros fatores.

9. Indicadores de turnover

Considerando que a produtividade de uma organização está diretamente relacionada aos seus colaboradores, não é por acaso que as taxas de turnover (rotatividade) estão entre os principais indicadores que uma empresa precisa acompanhar.

Se o nível de rotatividade de funcionários se mantém baixo, a produtividade tende a melhorar graças ao engajamento e segurança dos profissionais em executarem suas tarefas. Por outro lado, se o nível de turnover for alto, as equipes dificilmente conseguirão apresentar aumento de produtividade e qualidade, sempre com um colaborador faltando ou em treinamento.

Conflitos no ambiente de trabalho, problemas com a liderança e insatisfação estão entre os diversos motivos que levam a alta rotatividade nas empresas. Confira a fórmula clássica para descobrir como está o nível de turnover na sua organização:

(n.º de demissões + n.º de admissões) /2, dividido pelo total de funcionários.

Uma gestão de pessoas eficiente pode traçar planos e ações para conhecer as particularidades de cada profissional e se dedicar a retenção de talentos, melhorando o clima organizacional e propondo boas práticas aos gestores.

10. Indicadores de assiduidade

Além de ser uma métrica de gestão de pessoas, os números sobre assiduidade ou absenteísmo também são indicadores de produtividade. Isso porque esses percentuais mostram o quanto os colaboradores são assíduos relacionando as horas trabalhadas com o total de horas que deveriam ter sido trabalhadas.

Os níveis de assiduidade e pontualidade permitem analisar muito mais que o ato de bater o ponto. Eles indicam como está o engajamento dos profissionais e o comprometimento deles com o trabalho em equipe, por exemplo.

Como implementar os indicadores de produtividade

Depois de conhecer os 10 principais indicadores de produtividade, chegou a hora de saber como implementá-los. Tenha em mente que esse será um processo trabalhoso e muitas vezes complicado, mas seus resultados serão primordiais para o crescimento saudável do seu negócio.

Para começar, não deixe de mapear os dados anteriores antes mesmo de traçar seus indicadores. Só assim será possível determinar novas metas e analisar o desenvolvimento da empresa.

Depois de conhecer os números antigos e atuais, defina quais indicadores de produtividade são relevantes para a sua organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

O próximo passo será estabelecer as metas que a empresa deve alcançar e em quanto tempo devem ser conquistadas.

Finalmente, é a hora de apostar em uma comunicação clara e objetiva para engajar as equipes e alinhar as expectativas da empresa com os colaboradores.

Mantenha os relatórios atualizados e acompanhe os indicadores continuamente para conduzir a empresa ao melhor desempenho possível. Sempre que identificar gargalos e índices insatisfatórios, trabalhe para ajustar as estratégias e monitore os resultados.