A BQ Escritórios está presente no competitivo mercado carioca há décadas, conectando empresas de diversos segmentos por meio de um networking de qualidade. Nossa trajetória nos fez observar que qualquer empresa que quer crescer deve ser pautada em três pilares: custos, faturamento e controle de gestão. Sabemos que para o faturamento se tornar lucro, é fundamental administrar essas três áreas. Se os custos de sua empresa estão elevados, reduzir as despesas é uma tarefa que deverá ser feita com extremo cuidado. Afinal, cortar gastos na área errada poderá fragilizar ainda mais as operações em sua organização.
A redução de custos é, muitas vezes, algo fundamental para que empresas consigam manter suas atividades, honrar seus compromissos e ainda garantir uma margem de lucro satisfatória. Algumas medidas simples para reduzir os custos e despesas podem ser adotadas e oferecer retorno em curto prazo. Se você quer tornar sua empresa mais lucrativa, leia este artigo da BQ Escritórios! Propomos cinco maneiras práticas e assertivas de entender onde e o que é possível reduzir custo. Por meio dessas medidas sua empresa poderá avaliar quais são os pontos-chave para torná-los mais eficientes. Confira:
Passo 1: Gestão de controle
Quando se quer economizar, a última coisa que se deseja pensar é em gastos. Contudo, a gestão de controle não deve ser vista como despesa, mas sim como um investimento, pois a adoção desse sistema pode trazer benefícios que acabam levando à diminuição dos custos. Dentre eles: a redução do tempo necessário para realizar as atividades; diminuição dos erros; necessidade de retrabalho; possibilidade de gerar relatórios que ajudam a analisar os resultados, aprimorá-los e ter maior controle sobre os processos.
As formas de contratação escolhidas por sua empresa também são importantes para evitar despesas com multas e processos trabalhistas. Verifique se sua organização faz isso de maneira correta. Segundo Mariana Iwakura, editora na revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios: “É importante também considerar a terceirização, uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funções não incluam a atividade-fim.” Os profissionais requeridos esporadicamente, como por exemplo, especialistas em seleção e recrutamento, podem ser retirados do quadro fixo e contratados somente quando necessários, contudo se alguns serviços terceirizados forem muito procurados, poderá ser mais barato manter um profissional para a função.
Ainda no que tange a gestão de controle, uma forma muito eficiente de reduzir os custos, é otimizar os processos. Essa tarefa pode ser feita através do mapeamento de cada atividade realizada, além do levantamento de quais falhas comprometem os resultados e quais delas não agregam valor ao produto ou serviço e, portanto, podem ser eliminadas. Assim, é possível reduzir desperdícios, o que consequentemente levará à redução de custos. Além disso, os processos tornam-se mais eficientes.
Passo 2: Controle o trabalho de seus funcionários
Metodologias de trabalho obsoletas levavam os a “chefes” acreditarem que quanto mais tempo trabalhando, mais seus funcionários iriam produzir. Contudo, constatou-se que otimizar as jornadas de trabalho é mais eficiente que submetê-los a longas jornadas. Por isso, os líderes recorrem a horários de trabalho bem aproveitados, nos quais os funcionários passam menos tempo na empresa. Ganha a companhia, que economiza com hora extra e energia elétrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida.
Para gerenciar bem o tempo despendido de seus colaboradores versus sua produtividade, faz-se necessário que a empresa adote um banco de horas. Essa é uma alternativa para diminuir os gastos com horas extras e registrar o tempo excedente de trabalho, pois por meio dela pode-se recuperar horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriado ou férias estendidas. Entretanto, com o intuito de evitar multas a organização, deve-se sempre fazer essa compensação durante o ano corrente. Caso contrário, será preciso remunerar o funcionário pelas horas extras.
Controlar seus trabalhadores não é uma tarefa que limita-se aos serviços prestados, posto que esses ocupam espaços coletivos. É necessário que sua empresa estimule ações que levam ao consumo consciente, como por exemplo colaborar trocando luminárias antigas por modelos que usam lâmpadas mais eficientes e têm espelhos para refletir a luz. Mas as pequenas mudanças de hábitos dos seus colaboradores também podem evitar grandes desperdícios. Ações como adotar uma postura paperless, desligar computadores e luzes ao final do expediente, os monitores quando não estiver no recinto são algumas das atitudes que ajudam a fazer diferença no gasto com energia elétrica.
Mesmo que pareça pouco, ao longo de um longo período essa pequena diferença pode contribuir para que o lucro seja um pouco maior — o que é uma boa coisa. Ainda que a economia com cada ação desse tipo seja pequena, essas mudanças nos hábitos ajudam a criar uma cultura de cuidado e preservação com o coletivo e, pouco a pouco, pode causar grandes impactos nas despesas finais.
Passo 3: Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia é uma poderosa ferramenta, pois por meio dela é possível automatizar processos mecânicos e perpetuar os resultados. Adotar tecnologias alinhadas aos objetivos do empreendimento pode se mostrar um bom investimento. Afinal, não só aqueles com alto retornos são fundamentais, mas também os que estejam atrelados ao objetivos de médio e longo prazo do negócio. Uma estratégia de gastos em novas tecnologias empresariais baseada no retorno e no alinhamento de métricas reduz o gasto geral com tecnologia em duas vértices: de um lado, a empresa passa a realizar investimentos com custo mais assertivos e do outro, as aplicações terão um retorno em médio e longo prazo mais amplo.
O papel, por exemplo, é um grande custo para a empresa. Documentos corporativos arquivados de forma incorreta ou extraviados geram prejuízos, bem como o tempo despendido procurando-os e recriando-os. O arquivamento de processos, antes submetido a deterioração, graças aos agentes externos tais como luz, insetos e umidade, atualmente pode ser um processo completamente digitalizado e arquivado em sistemas de cloud computing, que são imunes a ação do tempo. Esse recurso também poderá ser utilizado com o intuito de reduzir os gastos com suprimentos, como papel e toner de impressora. Há ainda há um ganho em segurança, pois os documentos ficam em rede, podem ser codificados e não dependem mais da fragilidade de um arquivo físico. Por meio deles a empresa pode tornar os seus gastos com licenciamento de softwares e outras tecnologias mais precisos e enxutos.
Passo 4: Financeiro
O erro mais comum do ser humano é agir em desespero. Quando uma empresa encontra-se em crise, com intuito de salvá-la, é comum que seus líderes tentem reduzir todos os custos. O problema é fazer isso sem avaliações prévias, o que pode acabar afetando recursos importantes para os resultados da companhia. Por isso o faça uma análise dos custos, busque elencar todos os gastos da empresa e manter um histórico deles, deste modo, quando for necessário, será mais fácil apurar e realizar cortes naqueles que têm menos participação no lucro.
Pechinchar não é algo ruim, vergonha é desistir sem nem ao menos tentar negociar. Por isso, tente renegociar as condições de pagamento com seus fornecedores, opte por planos com duração maior que ofereçam vantagens mútuas. Unir forças com seus concorrentes em busca de obter preços melhores também pode se mostrar uma alternativa audaciosa, porém eficaz, afinal estabelecer parcerias de despesas para compras conjuntas permite diminuir o valor unitário do produto, bem como dividir custos de logística.
Não tome toda a responsabilidade para si, muitas empresas pecam em querer administrar todos os gastos, contando nota por nota, quando na verdade esse processo mostra-se desnecessário. Terceirizar a gestão dos pagamentos, filiando-se a empresas que prestam esse serviços de forma mais barata pode ser uma ótima alternativa. Essa estratégia possibilita ainda que a companhia possa se concentrar no que faz de melhor, deixando as atividades-meio para quem tem expertise no assunto.
Às vezes não é possível para pagar tudo, e constantemente os empreendedores acabam no vermelho. Se a empresa tem dívidas, uma maneira de honrá-las economizando é tentar negociá-las com os credores e obter a menor taxa de juros possível. Sabemos que alguns pagamentos são prioridade para que a empresa continue operando, renegociar as dívidas parece tentador, no entanto é preciso calcular a real capacidade que a sua empresa terá de pagar esse débito nas condições pleiteadas, levando em consideração o prazo de pagamento e as parcelas, para não se endividar ainda mais.
Como vimos, é possível adotar mudanças simples e instantâneas que já ajudam a reduzir os custos. Além dos pontos que foram comentados, existem diversas outras medidas para que se possa diminuir os gastos. Só não esqueça de fazer uma análise dos possíveis impactos dessas ações, para que elas não afetem de forma negativa na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.
Passo 5: Reduza seus custos com o espaço físico do escritório
Por maior que seja o avanço que a internet oferece para a comunicação, a maioria das pessoas ainda optam pela ligação telefônica para fechar negócios. E com o corre-corre cotidiano, nem sempre podemos estar no local ou atender as ligações. Os serviços de telefonia no Brasil infelizmente deixam a desejar e as despesas e desperdícios nesta aŕea podem impactar seriamente na gestão de custos. Reduzir os custos com ligações telefônicas mostra-se uma alternativa de difícil execução. A BQ Escritórios oferece um serviço inteligente de atendimento telefônico, recebemos as ligações para você, nossas atendentes anotam os recados e transferem as ligações.
Para empresas que estão em expansão, os investimentos relativos às viagens para tentar fechar negócios podem ser uma faca de dois gumes, de um lado ampliam as opções de mercado, de outro, quando não concretizados implicam apenas em despesas. Um passo inicial para reduzir os custos da empresa é modernizar a forma com que sua equipe se comunica com seus stakeholders. Uma solução para isso são as videoconferências através de softwares que permitem a comunicação por voz e vídeo, que oferecem um excelente serviço de telefonia pela internet, com tarifas mais baratas ou até mesmo gratuitas tais como: Skype; VSee; Google Hangouts; e GoToMeeting. Para isso é necessário uma conexão potente e um espaço adequado e profissional para receber as ligações. A BQ Escritórios possui salas exclusivas para videoconferências totalmente equipadas para receber a sua empresa e oferecer qualidade nas ligações.
Talvez você nem precise manter um espaço físico o ano inteiro. Se, por exemplo, seu escritório é ocioso durante boa parte do ano e registra um aumento significativo na demanda de clientes em apenas determinados períodos, você pode economizar dinheiro eliminando essa despesa. Uma ótima opção para se livrar de contratos com imobiliárias é optar por alugar salas de reunião sob demanda, na BQ Escritórios você pode optar por pacotes que incluem horas, dias, semanas ou meses, tudo conforme as suas necessidades. Mas e você precisa de tudo que um escritório profissional pode te oferecer, mas não tem como pagar sozinho por toda essa estrutura os Escritórios Virtuais da BQ Escritórios podem ser uma ótima alternativa. Confira algumas de nossas vantagens:
- Localização privilegiada: No centro do Rio de Janeiro, nossos escritórios ficam próximos aos melhores lugares para advogados, contadores, com fácil acesso aos principais meios de transportes público.
- Caixa postal exclusiva: Quando um cliente fecha um pacote virtual ele ganha uma box e uma chave para utilizar;
- Aviso em gestão de correspondência: Toda vez que chega uma nova carta é enviado um e-mail para avisar da chegada;
- Atendimento personalizado: Com atendente bilingue;
- Endereço fiscal: Você pode utilizar seu CNPJ e endereço conosco, com isso poderá fornecer notas fiscais em um local privilegiado;
- Telefone dedicado: Sua empresa receberá uma linha exclusiva;
- Transferência de ligações: Telefonista para atender as ligações, representando sua empresa para anotar recados e enviar por e-mail para que você não perca contatos;
- Salas eventuais a sua disposição: Salas equipadas para receber duas, seis, dez e 15 pessoas. Os horários podem ser divididos em hora, meio período, manhã e tarde. Tudo isso com taxas apenas para quando utilizar e descontos de 15% para todos os membros.
Somente a BQ Escritórios oferece um para você a opção de ter um escritório de acordo com o seu tamanho, prático, completo e seu. Entre em contato com a gente para mais informações.
