Qual é o impacto do excesso de reuniões na produtividade e saúde mental?

Quando milhões de profissionais tiveram que trabalhar em casa no início da pandemia, as videoconferências se tornaram uma parte primordial da rotina das pessoas em todo mundo. Mas, o excesso de reuniões on-line também revelou um impacto preocupante na produtividade e na saúde mental.

Em um primeiro momento, a possibilidade do home office parecia algo reconfortante. Porém, não demorou muito para muitos profissionais sentirem a pressão da quantidade exorbitante de calls e da pouca flexibilidade em delimitar quando começa/termina o expediente se estamos isolados em casa.

A dinâmica deste “novo normal” exigiu jogo de cintura de empresas e colaboradores, sendo que muitos ainda se encontram nesta rotina repleta de reuniões e pouca motivação para realmente produzir.

Estresse e crises de ansiedade com excesso de reuniões

As queixas sobre o excesso de reuniões nos últimos anos já chegaram a um nível tão alto que o assunto foi pauta de uma pesquisa da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP).

De acordo com o levantamento - realizado entre agosto e outubro de 2020, 54,8% dos psiquiatras perceberam um aumento nas reclamações de pacientes sobre a rotina de trabalho repleta de reuniões virtuais.

O resultado também foi um aumento de 68,6% de prescrições de psicoterapia aos pacientes que desenvolveram quadros de estresse e crises de ansiedade, por exemplo.

Zoom fatigue: muitas reuniões e baixa produtividade

Um dos efeitos colaterais da “Zoom fatigue” - termo utilizado por psicólogos e profissionais de RH de todo o mundo (fadiga do Zoom) - foi a baixa produtividade, uma consequência que surpreendeu muitos gestores.

Afinal, se os profissionais estão tão exaustos por terem que trabalhar “mais” em casa, porque não conseguem produzir? A resposta não poderia ser mais simples: com tantas reuniões, não sobra tempo!

E mais: as queixas não são apenas em torno da quantidade de reuniões, mas também da falta de propósito para realizá-las, já que a maioria das calls não são realmente produtivas.

Muitos assuntos poderiam ser resolvidos em uma troca de e-mails ou ligações. Também falta clareza para ter um objetivo a ser discutido e pulso para evitar que assuntos paralelos se tornem o foco do encontro virtual.

Outra resposta para essa pergunta pode ser justamente a pressão para manter a produtividade no home office, o que poderia desgastar bastante a saúde emocional dos colaboradores.

E o excesso de reuniões não ajuda, já que não é incomum chegar ao final do expediente com a impressão de que só se “pulou” de reunião em reunião.

Com isso, ultrapassar as horas de expediente para “dar conta” das demandas se tornou rotina para muitos trabalhadores, que logo tiveram que lidar com a carga de estresse e problemas como a Síndrome de Burnout.

Vale lembrar: problema não está no home office

Diferente do que muitas pessoas podem concluir, todas essas questões não foram causadas pelo home office. A verdade é que as empresas tiveram que adotar o formato de maneira abrupta e não planejaram como lidariam com esse “novo normal”.

O excesso de reuniões pode até ser o resultado do esforço das empresas para manterem suas equipes engajadas, mesmo à distância. Mas, essa aparente preocupação se tornou um entrave para encontrar formas de se trabalhar de forma assíncrona e otimizar a rotina de trabalho.

7 dicas para tornar as reuniões mais produtivas

Como muitas empresas optaram por manter o home office ou adotaram o modelo híbrido, os profissionais vêm buscando formas de otimizar a rotina de trabalho e tornar as reuniões mais produtivas - quando realmente precisam ser realizadas.

Confira algumas dicas que podem ajudar:

1 - Avalie a necessidade da reunião

Uma reunião de uma hora que poderia ter sido resolvida em um e-mail! Com certeza, você já participou de alguma assim.

Então, a primeira dica não poderia ser outra: avalie se a reunião é realmente necessária! Para isso, reflita se os pontos que precisam ser explicados não podem ser descritos de forma detalhada em uma mensagem.

2 - Estabeleça um tempo máximo de reunião

Normalmente, gestores e líderes reservam 1h para cada reunião. Mas, na maioria das vezes, se os envolvidos tiverem foco no objetivo do encontro, 45 minutos bastam.

3 - Defina uma pauta para a reunião

Outra medida para otimizar a rotina de reuniões é definir uma pauta detalhada do que será discutido e qual é o objetivo do encontro. Compartilhe com todos os participantes, até para que eles possam se preparar melhor para a reunião.

4 - Convoque apenas quem é necessário

Outro ponto importante é que não é incomum você ter que participar de reuniões e se perguntar: o que estou fazendo aqui?

Se não há uma finalidade clara para a participação de algumas pessoas, o melhor é que elas não participem e sejam informadas do que for decidido por e-mail.

Caso a reunião envolva pessoas externas, como clientes, tenha certeza de que os objetivos estejam muito alinhados com toda a equipe.

5 - Faça pausas entre uma reunião e outra

Evite, ao máximo, emendar reuniões! Monte sua agenda de modo que você consiga fazer pausas, até para tomar decisões sobre a reunião anterior e ter um descanso mensal para a próxima.

6 - Está em home office? Invista nos rituais

Muitas pessoas substituíram a rotina de “acordar cedo, tomar banho e se deslocar para o trabalho” pelo “acordar em cima da hora e ligar o computador já atrasado”.

Com isso, o excesso de reuniões tende a deixar tudo muito mais estressante. Por isso, não abra mão de ter um ritual antes de dar início ao expediente, nem que seja parar por 10 minutos no sofá e tomar uma xícara de café com calma.

7 - Seja ético e transparente

Para que o trabalho flua da melhor forma possível, lembre-se: gestores e colaboradores devem ter uma relação pautada pela ética e transparência. Além, é claro, da necessária empatia!

Se há uma dificuldade em manter as demandas em dia pelo excesso de reuniões, isso precisa ficar claro entre as partes.

Reuniões produtivas = equipe produtiva

Com essas dicas, você pode experimentar uma rotina de trabalho que flui melhor e colaboradores que têm tempo (e paz de espírito) para produzir muito mais.

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